Wednesday, July 22, 2015

Asyiknya Mengelola Arsip Keluarga

Pengantar:
Tulisan ini adalah file lama. Sebuah artikel biasa yang pernah terbit di Buletin MANTAP Badan Perpustakaan Arsip Daerah (BPAD) Prov. DKI Jakarta Edisi 1 Tahun 2102. Alhamdulillah, dari hasil penerbitan itu saya memperoleh koin dan poin. Koin untuk honor menulis dan poin untuk  Angka Kredit sebagai dasar kenaikan pangkat saya sebagai Arsiparis. Saat ini artikel sedang dalam proses penyempurnaan untuk menjadi buku Pedoman Arsip Keluarga yang dikeluarkan oleh Bidang Pembinaan BPAD Prov. DKI Jakarta. Isi pedoman disesuaikan dengan sistematika penyusunan pedoman sesuai dengan aturan yang berlaku di Pemprov. DKI Jakarta. Rencananya pedoman tersebut akan dicetak dalam bentuk buku saku dan dibagikan secara gratis untuk warga Jakarta. Selamat membaca dan mengaplikasikannya di keluarga. Semoga bermanfaat ^^


--o0o--



Rumah dan kehidupan ini penuh dengan kenangan. Kenangan milik diri sendiri, anak-anak, orang tua, kakek nenek, saudara-saudara. Sekotak surat cinta suami kepada istri, album foto bersama teman-teman waktu sekolah dulu, piagam penghargaan prestasi anak-anak. Kenangan-kenangan ini, baik kenangan lama atau kenangan baru, semuanya penting bagi keluarga. Sehingga dapat dikatakan bahwa melestarikan kenangan-kenangan keluarga menjadi sesuatu yang penting. Mengabadikan kenangan keluarga supaya bisa dinikmati oleh orang-orang dalam kehidupan di keluarga itu.

Membuat arsip keluarga dapat menjadi salah satu kegiatan yang menyenangkan yang melibatkan seluruh anggota keluarga. Namun demikian, perlu dilakukan pendekatan dengan tujuan dan metodologi yang spesifik. Juga perlu diluangkan waktu dan menyiapkan dananya. 

Berikut ini langkah awal  yang dapat dilakukan:
1.    Tentukan tujuan
Menentukan tujuan dalam mengelola arsip keluarga akan memudahkan langkah selanjutnya. Bila tujuannya jelas, dapat diputuskan apa yang harus disimpan, apa yang harus dibuang, apa jenis bahan perawatan arsip yang dibutuhkan dan bagaimana tempat penyimpanan arsipnya, semua berbasis pada apa yang ingin dicapai.
Tujuan itu bisa berupa:
a. Menata dokumen dan barang yang ada di rumah menjadi arsip yang mudah diakses dan dinikmati oleh seluruh anggota keluarga
b. Mengumpulkan koleksi foto dan kenang-kenangan yang menggambarkan silsilah atau sejarah keluarga
c. Berbagi arsip dengan anggota keluarga lain
d. Mewariskan arsip kita kepada anggota keluarga
e. Sebagai donasi arsip kita ke masyarakat, lembaga kearsipan, perpustakaan, museum atau sekolah

Berikut ini contoh tujuan yang bisa menginspirasi kita:
"Misi arsip keluarga Kurniawan adalah mengumpulkan dan melestarikan dokumen, gambar dan item-item yang mewakili momen-momen penting dalam kehidupan keluarga kami: Awang, Utari, Alif dan Salman”.
                           
"Tujuan arsip keluarga Handoko adalah menjaga dokumen penting dan foto-foto yang merekam sejarah keluarga untuk tujuan mendidik generasi masa depan keluarga."

"Misi kami adalah untuk menciptakan sebuah arsip berkualitas profesional yang mendokumentasikan sejarah keluarga Sastroseputro dari tahun 1910  hingga saat ini sehingga pantas untuk disumbangkan ke masyarakat luas melalui lembaga kearsipan atau perpustakaan."

2. Tentukan arsip mana yang akan disimpan dan mana yang tidak
Setelah tujuan kegiatan pengarsipan ini jelas, tinjaulah semua bahan yang dimiliki di rumah, baik lama maupun baru. Mulailah dengan melihat sekeliling rumah. Kemudian buatlah rincian ruangan demi ruangan, inventarisir semua item yang bisa menjadi arsip. Lalu putuskan apa yang perlu disimpan dan apa yang tidak perlu bagi keluarga. Buatlah catatan rinci sekaligus tempat penyimpanannya. Tentukan jenis folder, box dan perlengkapan lain yang Kita butuhkan. Untuk dokumen, ukuran rata-rata kemungkinan sebesar kertas berukuran A4 atau HVS. Untuk video, perhatikan jenis rekaman (8mm, VHS, DVD). Untuk foto, perhatikan ukurannya (4x6, 8x10, dll) dan jenisnya (slide, foto cetakan, foto copy). Jangan lupa memperhitungkan taksiran jumlah item. Dalam kegiatan pengarsipan ini penting untuk memilih item mana yang paling ingin disimpan dan dilestarikan.
Tips untuk memutuskan arsip mana yang tidak perlu disimpan:
a.  Ketika akan memutuskan item mana yang sebaiknya dimasukkan dalam arsip keluarga, tanyakan pada diri sendiri, "Apakah dengan menyimpan item ini akan mencapai tujuan saya?"
b. Bayangkan item itu sepuluh tahun ke depan. Apakah masih berarti dan penting di masa itu?
c.  Gunakan aturan “tiga”. Pilihlah tiga item terbaik yang  paling representatif yang akan disimpan, karena kita tidak mungkin menyimpan seluruh koleksi. Misalnya, koleksi CD Anda dalam satu bulan mencapai 10 buah, pilihah 3 buah saja yang paling Anda sukai, karena dalam satu tahun koleksi Anda saja sudah mencapai 36 buah!

Item-item yang dapat diarsipkan:
· Dokumen acara penting (dokumen kelahiran, pernikahan, kematian)
· Dokumen keuangan (misalnya: kuitansi, struk)
· Dokumen hukum (misalnya: sertifikat, akte kelahiran, buku nikah)
· Korespondensi (misalnya: surat, kartu pos, email)
· Buku harian
· Buku dan majalah (pada akhirnya menjadi koleksi perpustakaan pribadi)
· Rekaman audio (misalnya: kaset, CD)
· Koleksi hobi (misalnya:  perangko, kartu game)
· Digital file (misalnya:  disket, foto digital)
· Foto, slide dan negatif film
· Film dan rekaman video(VCD, DVD VHS, Beta)
· Benda kenangan (misalnya: potongan tiket, kartu pos, surat cinta)
· Kliping berita dan koran
· Pamflet dan iklan

3. Lakukan investigasi
Sementara langkah pertama dalam melakukan kegiatan pengarsipan keluarga adalah mengidentifikasi bahan yang ada di rumah, kita juga dapat meminta kepada saudara atau teman untuk menambah arsip keluarga. Kita juga dapat meminta masukan anggota keluarga untuk pengembangan catatan inventarisasi barang yang sudah dibuat. Selain itu, kita dapat mengambil foto, membuat fotokopi atau scan digital. Bila masih membutuhkan bahan bagi pengembangan arsip, kita dapat menghubungi perusahaan tempat kita pernah bekerja, sekolah/tempat kursus, atau organisasi tempat kita beraktivitas. Kita juga dapat menghubungi lembaga kearsipan daerah yang mungkin menyimpan arsip Kita.

Mengelola dan Menyimpan Arsip Keluarga
Setelah memutuskan apa yang harus disimpan dan apa yang tidak, langkah selanjutnya adalah membuat sistem pengelolaan arsip keluarga. Arsip yang tertata dengan baik akan mudah ditemukan dan digunakan kembali, bahkan di tahun-tahun mendatang. Kita juga harus menetapkan metode apa yang akan dilakukan bila ingin menambahkan arsip di masa depan, supaya arsip kita tetap up to date.

Langkah-langkah dalam mengelola arsip keluarga:
1. Pengelompokan dan pelabelan berdasarkan:
a. Anggota keluarga (ayah, ibu, anak, kakek, tante, dll)
b. Waktu (tahun, bulan)
c. Peristiwa (liburan, ulang tahun, wisuda)
d. Aktivitas (di sekolah, kantor, organisasi)
e. Koleksi (perangko, kartu pos, karya seni)
f. Dokumen keuangan (asuransi, buku tabungan, investasi)
g. Dokumen pribadi (akte kelahiran, sertifikat, paspor, buku nikah, informasi medis, surat wasiat)
h. Dan lain-lain

Dari sistem pengelompokan dan pelabelan seperti tersebut diatas, terlihat bahwa ada banyak cara fleksibel untuk membuat kelompok penamaan arsip keluarga.  Kita juga bisa mengkombinasikan kelompok penamaan yang satu dengan yang lain. Sebagai contoh, bila ingin menggabungkan foto dan dokumen  pernikahan menjadi satu arsip, kelompokan dulu foto-fotonya, beri label “pernikahan”,  kemudian jadikan satu dengan dokumen lain dalam satu boks yang juga diberi label “pernikahan”.

2.   Penyimpanan
Ada beberapa prosedur sederhana yang apabila diikuti seluruhnya akan memperpanjang umur arsip keluarga, diantaranya:
a. Perhatikan suhu dan kelembaban ruangan. Dokumen harus disimpan di tempat kering, jauh dari saluran air atau masuknya air hujan. Kelembaban yang ekstrem akan menambah tingkat kerusakan bahan berbasis kertas dan menyebabkan emulsi pada foto, serta mendorong pertumbuhan jamur dan serangga.
b. Waspadai serangan serangga dan hama. Kecoa, tikus, ngengat, jamur dan organisme lain suka mengkonsumsi kertas dan menimbulkan noda pada arsip. Simpan arsip dalam keadaan bersih, bebas debu, jauh dari tempat penyimpanan makanan atau pakaian. Tempat penyimpanan arsip harus diperiksa secara teratur untuk mendeteksi serangan serangga dan jamur. Pada lemari penyimpanan dapat dilakukan fumigasi ringan.
c. Jauhkan dari cahaya, terutama sinar matahari. Idealnya dokumen dan foto harus disimpan dalam ruangan gelap. Cahaya, terutama sinar matahari, akan meningkatkan tingkat kerusakan akibat kandungan asam yang ada pada produk kertas. Semakin rendah kualitas kertas, semakin cepat laju kerusakannya. Surat kabar, misalnya, bila ditinggalkan di bawah matahari, walaupun hanya sehari, akan berwarna kuning dan mulai rusak.
d. Sering-seringlah membersihkan debu yang menempel pada arsip. Kondisi arsip berdebu akan meningkatkan kemungkinan serangan serangga.
Arsip harus disimpan dalam wadah tertutup, di dalam lemari buku atau filling cabinet. Pada arsip  berdebu dapat dilakukan perawatan ringan, yaitu membersihkannya dengan menggunakan kuas.
e. Lakukan penanganan pada arsip yang rusak. Bila ada yang harus ditulis pada arsip, gunakan pensil, jangan pena untuk meminimalkan kerusakan akibat tinta.
f. Penanganan pada arsip yang rusak sebaiknya dilakukan pada tempat yang besih, bebas debu, tidak terkena sinar matahari langsung dan jauh dari sumber makanan.
g. Pada saat penanganan arsip yang rusak, jangan menggunakan PVC, seal tape atau bahan asam atau berminyak lainnya.
h. Usahakan meminimalkan tindakan pada penanganan arsip yang rusak. Semakin banyak penangannya, semakin besar kemungkinan arsip akan bertambah rusak.
i. Arsip yang pemakaiannya termasuk sering sebaiknya difoto kopi dulu, dan foto kopinya itu yang digunakan sebagai sumber referensi.
j. Hindari meminjamkan dokumen asli  kepada orang lain. Dokumen-dokumen itu adalah milik kita dan kita yang memutuskan apakah dokumen itu dapat dipinjamkan atau tidak.  Penggunaannya pun harus dibatasi.
  1. Buatlah database arsip
Setelah arsip disimpan pada tempat penyimpanan yang baik, buatlah database arsipnya. Database ini akan memudahkan kita dalam melakukan pencarian arsip. Karena prinsip dasar pengelolaan arsip adalah kemudahan temu kembalinya. Database ini juga menjadi alat kontrol pada saat kita akan memeriksa kesesuaian antara data yang ada dengan faktual arsipnya. Dari database ini akan terlihat bila ada arsip yang hilang atau bahkan bertambah. Database arsip keluarga dapat dibuat secara manual (dicatat pada buku pencatatan arsip) atau secara elektronik (komputer, laptop, ipad, hp). Database ini akan sangat berguna bila arsip yang terkumpul jumlahnya banyak. Untuk arsip yang tidak terlalu banyak, bila dirasa tidak perlu, tidak apa-apa tidak dibuat databasenya. Yang penting arsip terkelola dengan baik dan mudah ditemukan ada saat dibutuhkan.

Bagaimana, tidak sulit bukan mengelola arsip keluarga? Yang merasakan efektivitas dari pengelolaan arsip di rumah,  tidak lain dan tidak bukan adalah diri sendiri dan keluarga. Sesungguhnya ini bukan hal yang sulit untuk dilakukan. Asal ada niat, pasti ada jalan. Semoga berawal dari pengelolaan arsip di rumah, akan tercipta Masyarakat Sadar Arsip. So, let’s try this at home! 
(Dini Dwi Utari - Arsiparis Pertama)

0 comments:

Post a Comment