Thursday, August 27, 2015

Optimalisasi Akuisisi Arsip Statis Oleh Lembaga Kearsipan Daerah


Konsep Akuisisi Arsip Statis
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa  arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan. Akuisisi sendiri berasal dari bahasa Inggris acquisition yang artinya proses penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Akuisisi arsip statis dapat dilakukan dengan cara menarik arsip-arsip statis dari pencipta arsip ke Lembaga Kearsipan atau menerima arsip statis dari pencipta arsip atau pemilik arsip karena kewajibannya menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. Selain itu akuisisi juga dapat dilakukan melalui ganti rugi terhadap pihak yang menyerahkan arsip statis.
Kegiatan akuisisi ini dilakukan dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip untuk generasi mendatang yang akan menggunakannya untuk berbagai keperluan seperti penelitian, sumber informasi, kajian pengembangan ilmu pengetahuan, bukti, dan lain sebagainya. Dengan demikian generasi sekarang dan yang akan datang dapat mengetahui peristiwa yang pernah terjadi di masa lampau melalui arsip yang mereka baca. Setelah itu kegiatan akuisisi merupakan salah satu upaya rekonstruksi dan pewarisan informasi sejarah sebagai sarana pembelajaran bagi generasi berikutnya.
Mengingat keberadaan arsip statis di Lembaga Kearsipan sangatlah penting bagi suatu bangsa maka arsip statis yang bernilai sejarah tidak lagi berada di pencipta atau di pemilik arsip tetapi berada di Lembaga Kearsipan. Dengan demikian rekaman peristiwa yang telah terjadi dalam perjalanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara tidak akan hilang atau terlupakan.

Penyelenggaraan  Akuisisi Arsip Statis
Akuisisi arsip harus dilaksanakan secepat mungkin sejak suatu arsip dinyatakan statis agar arsip yang sudah statis tersebut tidak menumpuk di suatu organisasi dan demi menjaga keamanan arsip statis itu sendiri. Namun dalam setiap akuisisi arsip perlu dipikirkan aksesibilitas terhadap arsip tersebut karena berhubungan dengan 2 (dua) hal, yaitu: pertama citra Lembaga Kearsipan di mata pencipta/pemilik arsip yang menyerahkan. Kedua, perlindungan hak masyarakat terhadap akses informasi publik yang terkandung dalam arsip statis tersebut.
Pada Modul Manajemen Arsip Statis (Archives Management) Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis ANRI Tahun 2009 disebutkan ada beberapa hal penting untuk diperhatikan oleh Lembaga Kearsipan berkaitan dengan penyelenggaraan akuisisi arsip statis, yaitu:
  1. Akuisisi dilakukan hanya untuk arsip yang memiliki nilaiguna sekunder
  2. Akuisisi dilakukan sedini mungkin sejak arsip dinyatakan statis
  3. Akuisisi dilaksanakan berdasarkan strategi akuisisi
  4. Akuisisi dilaksanakan atas kesepakatan antara Lembaga Kearsipan dengan pencipta dan pemilik arsip
  5. Akuisisi arsip merupakan upaya pelestarian arsip sebagai memori kolektif bangsa
  6. Akuisisi arsip dapat dilakukan berdasarkan fungsi lembaga pencipta arsip atau tema tertentu
  7. Akusisi arsip terhadap arsip yang berasal dari lembaga negara dan badan pemerintah serta perusahaan dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku, sementara akuisisi terhadap arsip yang berasal dari lembaga swasta dan perorangan dilakukan dengan pertimbangan penyelamatan arsip yang pelaksanaannya dapat dilakukan dengan perundingan atau ganti rugi.
  8.  Perlu dilakukan pendataan  dan penilaian terhadap sejumlah arsip yang akan diakuisisi atau arsip yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan statis untuk melihat apakah nilai arsip yang akan diakuisisi dapat dipertanggungjawabkan sebagai arsip statis.
  9. Penilaian arsip harus mempertimbangkan aspek informasi dan aspek fisik media rekamnya.
  10. Proses penilaian arsip didasarkan pada nilaiguna arsip.
  11. Dalam melakukan akuisisi arsip perlu koordinasi antara pemilik arsip/lembaga pencipta arsip dengan Lembaga Kearsipan statis.
  12. Sebagai pertanggungjawaban publik maka setiap akuisisi arsip harus dilakukan dengan menyertakan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis dan Daftar Arsip yang diserahkan.
  13. Berita Serah Terima Arsip Statis ditandatangani oleh kepala lembaga pemilik arsip dan kepala Lembaga Kearsipan statis aau pejabat/orang yang ditunjuk.
  14. Proses serah terima arsip harus memperhatikan aspek keutuhan dan keamanan arsip.
Prosedur Akuisisi Arsip Statis
Transfer Arsip Statis dari lembaga penciptanya ke Lembaga Kearsipan merupakan proses transfer informasi dan fisik arsip yang memiliki nilaiguna permanen dan tidak terpisahkan dari proses penyusutan Arsip Dinamis (records disposal). Karena itu, pelaksanaan akusisi Arsip Statis membutuhkan beberapa tahapan kerja mulai dari kegiatan pendataan, penataan, penilaian dan penyusutan. Sehingga benar-benar dapat ditentukan arsip yang memiliki nilai permanen untuk diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Pusat atau Daerah sebagai Arsip Statis. Tidak semua arsip yang tercipta pada masa dinamis berusia simpan selamanya atau beralih fungsinya sebagai arsi statis. Sebagian besar arsip dinamis dimusnahkan setelah retensinya selesai, hanya 1 – 10% dari arsip tersebut yang dipelihara, dirawat dan dilestarikan sebagai arsip.
Akuisisi harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan terencana. Karena akuisisi merupakan keterkaitan antara lembaga pencipta arsip dan Lembaga Kearsipan yang menyimpan, memelihara, melestarikan, mendayagunakan arsip statis yang diserahkan oleh lembaga pencipta arsip.
Adapun proses akuisisi arsip statis mencakup 4 (empat) kegiatan pokok. Bila digambarkan dalam diagram, maka prosesnya adalah sebagai berikut:




Strategi Perubahan Akuisisi Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Daerah
Dalam pelaksanaannya, proses akuisisi arsip statis di Lembaga Kearsipan Daerah belum dapat dilaksanakan secara optimal. Hal ini antara lain disebabkan oleh:
  1. Minimnya pehamanan Arsiparis/petugas pelaksana pengelola arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja Perangkat Daerah (SKPD/UKPD) tentang arsip statis.
  2. Pengelolaan arsip di Lembaga Kearsipan Daerah saat ini masih banyak terkonsentrasi pada arsip dinamis inaktif.
  3. Tenaga pelaksana pengelola arsip jumlahnya tidak seimbang dengan volume arsip yang harus dikelola.
  4. Tenaga pelaksana pengelola arsip masih lemah dalam hal Teknologi Informasi.
  5. Pembinaan pengelolaan arsip ke SKPD/UKPD belum optimal.
  6. Belum adanya monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan secara berkala ke SKPD/UKPD.
  7. Terjadinya tumpang tindih pelimpahan tugas pada Arsiparis.
  8. Belum memiliki Standar Operasional Prosedur tentang pengelolaan arsip statis
Dari gambaran di atas, ada  beberapa strategi perubahan yang dapat dilakukan dalam upaya mengoptimalisasikan proses akuisisi arsip statis oleh Lembaga Kearsipan Daerah antara lain:
  1. Menambah kegiatan peningkatan kompetensi Arsiparis tentang pengelolan arsip statis. Pelatihan bagi Arsiparis tentaang pengelolaan arsip statis sebagai syarat mutlak dalam usaha meningkatkan pengetahuan dan keterampilan arsiparis dalam mengelola arsip statis.
  2. Komitmen bersama seluruh Arsiparis. Dalam melakukan proses akuisi arsip statis dibutuhkan komitmen dari semua Arsiparis di lingkungan Pemerintah Daerah. Komitmen ini bisa difasilitasi oleh Asosiasi Arsiparis Indonesia wilayah Daerah.
  3. Menyelenggarakan program Pengangkatan Arsiparis di lingkungan Pemerintah Daerah.  Program ini bertujuan untuk mengangkat pegawai menjadi Arsiparis guna memenuhi kebutuhan Arsiparis pada Pemerintah Daerah.
  4. Orientasi kerja pada peningkatan kualitas. Untuk melaksanakan tata kearsipan yang baik, Arsiparis tidak lagi dapat mempertahankan karakteristiknya yang lamban, kaku dan kurang responsif. Mereka harus lebih mampu mengakomodasi perkembangan tuntuan aspirasi dan partisipasi masyarakat modern yang dinamis dan beragam. Kualitas pelayanan yang baik menjadi tuntutan di era ini.
  5. Pemanfaatan teknologi informasi yang lebih optimal. Salah satu cara dalam melakukan perubahan budaya adalah dengan membuat sistem yang kondusif, sistem tersebut dapat dilaksanakan dengan pemanfaatan teknologi informasi yang lebih optimal.
  6. Koordinasi dengan pihak terkait. Koordinasi dibutuhkan dalam melaksanakan akuisisi arsip statis, salah satunya dengan melakukan komunikasi yang efektif antara pihak terkait. Komunikasi efektif disini yaitu komunikasi secara dua arah yaitu adanya respon diantara pimpinan, Arsiparis/tenaga pelaksana pengelola arsip dan pihak terkait.
  7. Perlu adanya Sosialisasi yang lebih komprehensif mengenai Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan  dan Peraturan Gubernur tentang Pengelolaan Arsip Statis. Sosialisasi secara komprehensif dan kontinyu akan meningkatkan wawasan dan pemahaman dari seluruh pegawai, baik pimpinan maupun Arsiparis/ petugas pelaksana pengelola arsip tentang arsip statis.
  8. Perlu adanya Rapat Koordinasi secara berkala antara  SKPD/UKPD yang ada di lingkungan Pemerintah Daerah dengan Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki kewajiban menarik arsip statis dari semua SKPD/UKPD. Rapat ini dapat diadakan secara periodik misalnya dalam tiga bulan sekali.
  9. Pembuatan Buku Panduan dan Standar Operasional Prosedur tentang Pengelolaan Arsip Statis di  lingkungan Pemerintah Daerah.
  10. Melaksanakan pembinaan kearsipan secara berkala ke SKPD/UKPD. Pembinaan harus lebih intensif kepada SKPD/UKPD yang dinilai masih lemah kearsipannya.
  11. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan kearsipan di SKPD/UKPD. Kegiatan monitoring dan evaluasi ini dapat diteruskan dengan dengan melihat capaian-capaian apa yang sudah dilaksanakan dalam periode tertentu.
Upaya mengoptimalkan proses akuisisi arsip statis di Lembaga Kearsipan memang bukan perkara mudah. Strategi perubahan sebagai alternatif menjawab permasalahan seputar akusisi arsip statis akan menjadi sekedar tataran normatif belaka bila tidak didukung semua pihak, baik dari internal Lembaga Kearsipan maupun eksternalnya. Namun demikian, semangat optimisme penyelamatan arsip statis daerah harus selalu didengungkan di seluruh elemen aparatur daerah, karena arsip adalah urat nadi organisasi. Tanpa arsip, organisasi lumpuh! (Dini Dwi Utari, Arsiparis Pertama)

0 comments:

Post a Comment